Paniers bios · Plaidoyer · Communication · Évènementiel · Festival · Projet
Bureau : Secrétariat · Trésorerie · Coordination générale

Avant tout, un.e membre de LUPA :

est en accord avec les valeurs et objectifs de l’association
est capable de bien présenter l’asso
connaît les outils de travail de LUPA et est capable de les utiliser en autonomie (réunions en présentiel, outils de communication en ligne, outils de rédaction de texte, etc.)
a payé sa cotisation annuelle (cinq euros) et est inscrit sur la liste des membres de l’association (mail, téléphone, qualité d’étudiant·e ou de membre du personnel)

Pour remplir les 2e et 3e conditions, un nouveau membre est formé par l’association.

Pôles

Un membre de LUPA (qui remplit les conditions ci-dessus) est considéré comme “actif” s’il participe à au moins une activité dans l’un des pôles listés ci-dessous.

Une personne en charge des activités d’un pôle (ou d’une partie des activités du pôle) est tenue de faire ou faire faire les objectifs du pôle.

Paniers de légumes et fruits

Le/la responsable est responsable de l’argent, du badge et fait le lien avec les producteurs.

De plus, iel doit faire ou faire faire :

La récupération et distribution des paniers
La communication et la logistique du pôle :
- Mail d’avant distribution
- Gestion de cagette.net
- Répondre aux mails / questions des adhérent·e·s
- Communication et gestion du groupe facebook
- Gestion du calendrier des bénévoles

Plaidoyer pour une université écologique

Pour le moment, le pôle « plaidoyer » est uniquement présent à Sorbonne Université, mais pas au Muséum National d’Histoire Naturelle.
Pour plus d’infos sur le plaidoyer de LUPA et l’action écologique de SU, lire cet article publié en novembre 2019, ou la partie dédiée dans le rapport d’activité 2020-2021.

Le pôle plaidoyer est composé de plusieurs équipes à partir dPe 4 objectifs. Réflexion, Créativité, Organisation, Energie, Persévérance, « Professionalisme », Entre-aide, Diplomatie et toutes bonnes volontés et compétences sont les bienvenues.

Propositions de l’association : principalement via le Livret de LUPA publié sur le site internet et transmis à l’université, mais aussi via d’autres documents de propositions publié en dehors du Livret.

===> Cinq activités réparties en 5 équipes (chacune disposant d’un.e référent.e), et ce pour chaque établissement où l’association est présente (SU et MNHN).

SUIVI de la transformation écologique et sociale de l’établissment
Suivre et examiner :
– l’état de cette transformation par thématique (alimentation, énergie, déchets, enseignement, etc.)
– la bonne élaboration des actions écologiques et sociales (au sein d’un plan d’action) et du bilan environnemental de SU (par l’administration et/ou des prestataires extérieurs)
– la bonne réalisation des actions que la gouvernance et l’administration s’engagent à entreprendre (dans le plan d’action « développement durable » de l’établissement) et à la bonne communication de l’université sur celles-ci.
ELABORATION des propositions : élaboration de propositions par thématique. (alimentation, énergie, déchets, enseignement, etc.) de façon argumentée, organisée, en concertation avec les membres de l’association et les usagers de l’établissement.
SYNTHESE des propositions : suivi de l’élaboration des propositions et synthèse de ce travail, en concertation avec les membres de l’association. Mise à jour régulière jour du Livret de proposition de l’association publié sur le site internet.
COMMUNICATION des propositions auprès de tous les usager·e·s de l’université : préparation de la communication avec le pôle communication.
DIALOGUE – Présenter nos nouvelles propositions à l’administration et la gouvernance de l’établissement pour envisager leur mise en place.
Notamment, au sein du “Groupe de travail développement durable de SU [GTDD]”. Le GTDD s’est réuni entre janvier et juillet 2019, il était composé de la présidence, de l’administration, des élu.e.s étudiant.e.s et de LUPA. Un nouveau Groupe de suivi du plan d’action devait être mis en place, mais en mai 2020 il n’existe toujours pas. Lors de l’année 2019-20 il n’y a donc eu aucun GT. D’autres réunions plus ponctuelles ou informelles peuvent avoir lieu à la demande de notre association.

Si inaction de l’université après dialogue (potentiellement) : actions d’alerte des usagers à propos de l’inaction de l’université.

====> 1 équipe coordonnée par un·e ou plusieurs référent·e·s pour :

Penser ces actions (alerte sur le campus ; alerte en ligne via nos réseaux sociaux).
Concerter les membres de LUPA
Réaliser ces actions

A ce jour, les seules alertes lancées par LUPA se sont faites au moyen de publications en ligne , ou lors de prises de paroles publiques ponctuelles (conférences, discussions en AG) ou discussions informelles. Pour de plus larges lancements d’alerte, d’autres moyens plus créatifs pourraient être imaginés.

Actions de sensibilisation des usager·e·s sur les bonnes pratiques écologiques à l’université

====> 1 équipe coordonnée par un.e ou plusieurs référent·e·s pour :

Penser ces actions (Com sur le campus ; Com en ligne via nos réseaux sociaux).
Concerter les membres de LUPA
Réaliser ces actions

Communication

Gestion du site internet : maintien à jour, écriture, mise en page et publications d’articles d’actu de l’asso (faits par les référents pôles ou personnes qui ont organisé l’évènement)
Gestion de la newsletter (promotion lors de nos évènements et sur les réseaux sociaux et site internet, import des listes de contact, rédaction et envoi de la newsletter mensuelle,…)
Gestion de la page Facebook et du compte Instagram
Communication physique : impressions des supports, les coller ou distribuer, présenter l’asso lors de divers évènements auxquels nous sommes convié.e.s
Recrutement de nouveaux·elles membres (en particulier essayer de recruter des non-étudiant·e·s, ainsi que des gens de lettres et médecine)
Graphisme
Illustrations des textes et des publications sur les réseaux sociaux

Évènementiel

Gestion des ateliers et de leurs organisation
Entre autres :
- Préparation WEA (Week-End Alternatif)
- Préparation Fête de la science

Si je suis organisateur·trice d’un événement, je dois faire ou faire faire :

Remplir les dossiers de demande de subvention
Les réservations de salles (guide sur le drive ou voir avec les secrétaires)
Faire la communication de l’événement ou demander et s’assurer que le pôle com peut gérer la communication – penser à la bannière pour l’événement facebook
Faire passer les infos des achats aux ou à la trésorièr·e
Être là le jour J
Écrire un article pour le site internet après
S’assurer que le matériel de LUPA est en place, que la liste est toujours à jour (cf. trésorièr·e)

Festival les Floraisons

Référents logistique / général 1 ou 2 lupami·e·s
- Coordonner l’évènement, se préoccuper de la communication interne
- Discuter avec l’administration
- Lieux et dates de tout (1 autre lupami·e·s éventuellement)
- Gestion des bénévoles jour J
Communication
- Création de contenu visuel
- Gestion de la page facebook LUPA festival
- Organisation de la communication du festival
- Communication physique
Trésorerie/finances
- Faire les demandes de financement
- Gérer le budget avant, pendant et après le festival
- Centraliser tous les devis et justificatifs d’achats
Concerts
- Prendre contact avec les artistes
- S’occuper de louer du matériel de son
- Contacter les ingés son
Conférences
- Trouver des thèmes de conférences
- Convier les conférencier·e·s
Ateliers
- Trouver des idées d’ateliers
Village des assos
- Contacter les associations
- Avoir un thème, un objectif en tête
- Accueil et gestion du besoin / des demandes des associations

Les rôles des membres du bureau :

Secrétariat

Gestion de la boîte mail : lecture / archivage / communication interne / transfer infos aux bons endroits
Tenue à jour de l’agenda en fonction des mails et des réunions internes
Gérer Mailchimp (mailing lists)
Iels sont à l’initiative de l’organisation des LUPApéro, et sont responsables de la convocation des membres à toutes les AG de l’association (via mailing list), s’assurer de la communication suffisante autour des AG (sur le Slack, Facebook, le site internet…) et de son organisation effective (réservation de salle, courses, récupérer l’argent pour les courses faites,…)
Réservation des salles pour les différents évènements
Adhésion/renouvellement du contrat d’assurance
Déclarations en préfectures (changement de bureau, de statuts,…)
Démarches de labellisations éventuelles (auprès de l’université, ou de l’administration française : association de protection de l’environnement, d’utilité publique)

Trésorerie

Gérer le compte en banque
Tenir une fiche récap des comptes et bien gérer les justificatifs
Gérer, avec les porteur·euse·s de projet, les dossiers de demandes de financement internes : FSDIE et CVEC
Chercher et s’occuper de demandes de financements externes
Récupérer les justificatifs d’achats par un membre et le rembourser
Fournir les justificatifs des achats à la fac dès qu’elle le demande
Tenir à jour la liste des membres de LUPA à jour de leur cotisation ou dispensé·e·s
Etablir un inventaire du matériel de l’asso et le tenir à jour

Coordination générale

Gérer les membres de LUPA : leur intégration / le fait qu’iels soient à l’aise dans l’asso (et dans la vie)
Toujours avoir un oeil sur si les projets et les pôles de LUPA
S’assurer que les pôles communiquent bien entre eux et fonctionnent correctement
Assister aux réunions administratives auxquelles SU nous convoque
Organiser régulièrement des réunions de bureau
Vérifier que les outils de LUPA soient bien utilisés
- Drive : qui y a accès, qu’est-ce qui est où ?
- Slack (création-suppressions de chaînes, intégration de nouveaux membres, répartition des “rôles” sur le Slack – administratrice ou simple usager)
Tenir à jour la fiche de contacts sur le Drive
Lien avec la trésorerie
Coordonner la rédaction du rapport d’activité de l’association en fin d’année universitaire, avec l’aide de tous les membres de l’asso.